Glossar

Glossar: Fachbegriffe für FM-Ausschreibungen.

Kurzdefinitionen zu Normen, Prüfpflichten, Strategie- und KI-Begriffen aus dem Alltag der FM-Ausschreibung – jeweils in zwei bis vier Sätzen.

Compliance & Prüfpflichten

Betreiberverantwortung: Rechtliche Pflicht des Immobilienbetreibers für die sichere Nutzung von Gebäude und Anlagen. Delegierbar, nicht abtretbar – der Betreiber bleibt haftbar auch bei vollständigem FM-Outsourcing.
Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV): Deutsche Verordnung über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Verwendung von Arbeitsmitteln. Regelt die Pflicht zur Gefährdungsbeurteilung und die Prüfung überwachungsbedürftiger Anlagen.
DGUV Vorschrift 3: Berufsgenossenschaftliche Vorschrift zur Prüfung ortsveränderlicher und ortsfester elektrischer Betriebsmittel. Prüfintervalle 6–24 Monate je nach Umgebung und Art der Anlage.
Prüfpflicht: Gesetzlich oder normativ vorgeschriebene wiederholte Prüfung einer Anlage. Beispiele: DGUV V3 für Elektro, VDI 6022 für RLT, BetrSichV für Aufzüge. Fristen aus Gefährdungsbeurteilung oder DGUV-Information 203-071.
Zugelassene Überwachungsstelle (ZÜS): Unabhängige Prüfstelle (z. B. TÜV, DEKRA) für überwachungsbedürftige Anlagen nach BetrSichV. Prüft Aufzüge, Druckgeräte, Explosionsschutzanlagen in festgelegten Intervallen.

Strategie & Business Case

Business Case: Wirtschaftliche Bewertung mehrerer Ausschreibungsvarianten. Berechnet Jahres- und Lebenszykluskosten mit Bandbreiten (P10–P90) und Barwerten über den Betrachtungszeitraum.
Instandhaltungsstrategie: Festlegung, wie Anlagen instand gehalten werden: reaktiv (Störfall), intervallbasiert (fest), zustandsorientiert (Sensorik) oder risikobasiert (RCM). Im Tender Agent per Kundenprofil pro Anlagenart gesteuert.
Kundenprofil: Im Tender Agent voreingestellter Strategietyp: Pflicht und Kosten (Minimal), Werterhalt (Standard), Verfügbarkeit (kritische Anlagen), Datengetrieben (mit Sensorik). Steuert Instandhaltungsart und Qualitätsniveau automatisch.
Lebenszykluskosten (LCC): Summe aller Kosten einer Anlage oder eines Gebäudes über die Nutzungsdauer: Investition, Betrieb, Instandhaltung, Energie, Rückbau. Grundlage für Business-Case-Vergleiche.

Daten & IT

CAFM: Softwaregestützte Verwaltung von Gebäuden und Anlagen. Hält Anlagenstamm, Prüffristen, Störungen und Wartungen vor. Oft Quelle für die Anlagenliste in FM-Ausschreibungen.
Datenlage-Score: Kennzahl 0–100 % im Tender Agent, die die Vollständigkeit der Stammdaten eines Gebäudes bewertet (Typ, Klasse, BGF, Baujahr, Räume, Anlagen, Dokumente). Grundlage für belastbare Business Cases.

Normen

DIN 276: Deutsche Norm zur Kostengliederung im Bauwesen. Teilt Baukosten und Anlagen in Kostengruppen (KG 100–800). Für das FM besonders relevant: KG 400 (technische Gebäudeausrüstung) und KG 500 (Außenanlagen).
DIN 277: Deutsche Norm zu Grundflächen und Rauminhalten im Bauwesen. Definiert BGF (Brutto-Grundfläche), NRF (Netto-Raumfläche) und NUF (Nutzungsfläche) als Bezugsgrößen für FM-Kennwerte.
DIN 77400: Deutsche Norm für Reinigungsdienstleistungen in Gebäuden. Teile 1 (Grundsätze) und 10 (Winterdienst) sind für FM-Ausschreibungen zentral. Definiert Qualitätsstufen A/B/C.
GEFMA 200 / 520 / 720: Richtlinien der Deutschen GEFMA (German Facility Management Association). 200: Kosten im FM; 520: Ausschreibung von FM-Leistungen; 720: Qualitätsmodelle.
Kostengruppe 400 (KG 400): Kostengruppe nach DIN 276: technische Gebäudeausrüstung. Umfasst Sanitär (KG 410), Heizung (KG 420), Lufttechnik (KG 430), Elektro (KG 440), IT (KG 450), Förderanlagen (KG 460), nutzungsspezifische Anlagen (KG 470), Gebäudeautomation (KG 480).
Kostengruppe 500 (KG 500): Kostengruppe nach DIN 276: Außenanlagen. Pflegeleistungen für Grünflächen (KG 570), Wegeflächen und Winterdienst (KG 580), Wasserflächen (KG 560) und Außentechnik (KG 540).
Qualitätsniveau (N / M / H): Dreistufige Qualitätseinteilung in der VDMA 24186. N = Nennwartung (gesetzliches Minimum), M = Mittel (Standard für Büro und Wohnbau), H = Hoch (Rechenzentrum, Klinik, kritische Prozesse).
VDI 6022: VDI-Richtlinie zur Hygiene an raumlufttechnischen Anlagen. Regelt Pflichtinspektionen (Kategorie A alle 2 Jahre, Kategorie B jährlich) und Qualifikation der Prüfer.
VDMA 24186: Siebenteilige deutsche Richtlinie für Wartungsleistungen an gebäudetechnischen Anlagen (Teile 0–7). Definiert Qualitätsniveaus N (Nennwartung), M (Mittel) und H (Hoch).

Ausschreibung & LV

Freimenge: Vorgehaltene Menge an Störeinsätzen pro Jahr, die ohne Einzelbeauftragung abgerufen werden kann. Über die Freimenge hinaus wird nach Stundensatz abgerechnet. Reduziert Verwaltungsaufwand bei kleinen Störungen.
IFM / TFM: Zwei Hauptdisziplinen im Facility Management. IFM (infrastrukturell): Reinigung, Grünpflege, Sicherheit, Empfang. TFM (technisch): Wartung technischer Anlagen (RLT, Elektro, Sanitär). Werden oft getrennt ausgeschrieben.
Leistungsbeschreibung (LB): Fließtext-Dokument, das Qualitätsziele, Rahmenbedingungen, Prüfpflichten und SLAs einer FM-Ausschreibung beschreibt. Ergänzt das Leistungsverzeichnis; meist als Word-Dokument.
Leistungsverzeichnis (LV): Tabellarische Aufstellung aller auszuschreibenden Leistungen in einzelnen, kalkulierbaren Positionen mit Menge, Einheit, Intervall und Preis. Im FM meist als Excel-Datei strukturiert nach DIN 276 und VDMA 24186.
Leistungswert (m²/h): Fläche pro Zeiteinheit, die eine Reinigungskraft bewältigt. Grundlage der Kalkulation: Fläche × Intervalle / Leistungswert = Stunden/Jahr. Werte je Raumgruppe (Büro 250–400, Sanitär 80–120, Verkehrsflächen bis 600 m²/h).
Pauschale vs. Abruf: Zwei Vergütungsmodelle. Pauschale: fester Betrag pro Zeitraum, egal wie oft die Leistung erbracht wird. Abruf: Vergütung je Einsatz oder Stunde. Pauschale ist planbar, Abruf flexibel – im LV werden sie oft kombiniert.
Rahmenvertrag: Vertragsform, die wiederkehrende Leistungen über mehrere Jahre regelt. Im FM typisch für Mehrstandort-Verträge: einheitliches LV über das Portfolio, Vergabe für 3–5 Jahre mit Verlängerungsoptionen.
Reaktionszeit: Vertraglich zugesicherte Zeit zwischen Störungsmeldung und Beginn der Entstörung. Im FM typisch nach Priorität gestaffelt: P1 (akut) 2 h, P2 (dringend) 24 h, P3 (planbar) 5 Werktage.
Service Level Agreement (SLA): Verbindliche Vereinbarung über Qualität und Verfügbarkeit einer Dienstleistung. Im FM-LV typischerweise mit Reaktionszeiten je Prioritätsstufe, Verfügbarkeitszielen und Berichtspflichten verankert.

KI & RAG

Retrieval Augmented Generation (RAG): KI-Architektur, bei der ein Sprachmodell nicht aus Modellwissen antwortet, sondern aus einer kuratierten Wissensdatenbank. Für FM-LVs essenziell, weil es Halluzinationen vermeidet und Normreferenzen überprüfbar macht.